泊头职业学院教学档案管理办法
作者： 发布时间：2017-03-14 12:30:23
泊头职业学院教学档案管理办法
为了加强教学档案管理工作，充分发挥其在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更好地为学校的发展服务，特制定本办法。
一、基本原则
(一)凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。
(二)教学档案管理是教学管理的重要组成部分。教学档案管理纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学管理水平的标准之一。教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、学生作品、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。
(三)教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是反映学校教育发展与教育改革的重要依据之一，是高校档案的重要组成部分。教学档案应实行集中统一管理，凡属永久性保存的教学档案一律移交学院档案室保存，不属永久保存的材料由各系档案室保存。
(四)各系、职能部门应明确一名分管档案工作的负责人，统一管理本部门教学文件材料，并按期向档案室移交教学档案。
(五)归档的教学材料必须有参考价值和凭证作用，必须遵循其自然形成规律保持有机联系，保证完整、系统、准确。
(六)努力实现教学档案从经验管理向科学管理转变，逐步实现现代化管理。
二、归档流程
(一)形成积累
1.每新学年开始后，由分管教学副院长向各系、处布置形成积累教学文件材料的任务，并由系领导落实到各系工作中。
2.系(处)兼职档案员按文件材料归档分类表分别积累教学文件材料，并定期整理。学院档案室、教务处督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。
(二)整理组卷
1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由教学管理部门的专(兼)职档案员核实后负责向档案室移交。
2.根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷，同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。
3.卷内密不可分的文件材料按“正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后”的原则组织排列。
4.卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧装订。对破损的材料应进行修补。
5.学生学籍档案以件为单位，逐件加盖件号章，装入卷盒。
6.各种材料大小均为A4纸，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。
7.按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位，并在右上角加盖件号，按顺序填上件号。
8.填写卷内目录及备考表。
9.填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。
10.归档的教学材料必须字迹工整(严禁圆珠笔、复写字迹)，格式统一，签字盖章手续完备。
(三)归档验收
1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符和规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
2.填写移交目录一式两份，下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月，双方各执一份。
3.教学综合管理文件次年6月底前归档，其它各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)，于12底一次性归档(寒假前)。
三、岗位职责
(一)分管教学工作校领导的职责
1.贯彻《档案法》及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入本校工作计划。
2.定期检查、研究、解决教学档案工作中存在的问题。
(二)教务处领导的职责
1.协助档案室制定和健全有关管理制度，把教学档案纳入教学管理和系主任、教学秘书的岗位职责之中，并监督各部门执行。
2.协助档案室做好系部教学档案归档的业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。
3.及时发现并协调解决教学档案工作中出现的实际问题。
(三)各系部教学档案干部职责
1.做好本系部教学文件材料的形成积累工作。
2.将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐，并及时向教务处移交。
3.做好存放在本系部的教学档案的分类组卷工作。
(四)教研室主任的职责
1.负责收集教研室的典型教案、试题、试卷、重要备课记录等，向本系部专(兼)职档案员移交。
2.督促教师向本系部移交各种教学档案。
四、归档范围及保管期限
不同教学档案材料归档范围及保管期限详见《唐山师范学院本科教学档案管理内容及期限表》(附件)
五、附则
本办法自颁布之日起施行，由教务处负责解释。
2016年5月10日